Le blog PhotoDeck

Dans un billet précédent, nous avons introduit le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du point de vue de nos membres et décrit le travail que nous avons effectué pour nous y conformer, et aider nos membres à s'y conformer. Dans cet article, nous décrivons en toute transparence les données personnelles que nous stockons, leur durée de vie, les sous-traitants que nous utilisons et les mesures de sécurité mises en place.

L'approche commerciale de PhotoDeck a toujours été celle d'une entreprise qui se concentre uniquement sur la qualité de son produit et sur une base éthique forte. Le respect des données à caractère personnel et l'importance qui leur est donnée fait donc naturellement partie de notre ADN.

Ainsi, nous ne collectons et traitons que les données nécessaires 1) à la réalisation du service que nos membres contractent, 2) au bon fonctionnement légitime de l'entreprise et 3) à notre conformité aux règlementations en vigueur. Nous stockons le minimum requis, pour une durée limitée, et il serait naturellement hors de question de partager les données de nos utilisateurs avec des tierces parties en dehors du cadre strict ci-dessus.

Il convient de considérer différemment les données des sites et des clients de nos membres, de celles qui sont contrôlées par PhotoDeck.

Données concernant les membres et visiteurs de PhotoDeck

PhotoDeck est responsable du traitement des données concernant ses visiteurs et membres (abonnés).

Données personnelles des abonnés

Nous différencions les données que nous devons obligatoirement conserver au moins 10 ans pour des questions légales : date de création du compte (acceptation du contrat), nom, prénom, adresses e-mail, langue, informations de sécurité liées aux connexions (date et adresse IP, échecs), commandes (y compris adresse et adresse IP), abonnements, factures et transactions financières. Nous conservons également les correspondances e-mail avec nos membres et autres contacts.

Les autres données seront automatiquement supprimées de la base de donnée opérationnelle à l'issue de la période de grâce (max 2 mois) suivant le dernier abonnement (fin du contrat) : mot de passe (stocké chiffré et salé), carnet d'adresses, détails et préférences de paiement, paniers de commande, URLs et campagnes de référence, liens d'affiliation ...

Ces données sont stockées sur des serveurs localisés dans des datacenters de OVH, en France, et sont en partie consultables par le ou les contractants que nous utilisons pour founir un support technique à nos membres.

Newsletter

Nous sommes par ailleurs amenés à envoyer des newsletters à nos membres et ex-membres pour les tenir informés de la vie de notre produit. Pour cela nous demandons un accord explicite, qui est conservé sans limitation de temps, et révocable (désabonnement) à tout moment.

Données agrégées non identifiables

Des métriques agrégées concernant le service (par ex nombre d'abonnés, taux d'utilisation de certaines fonctions, etc...) sont produites et stockées sans limitation de durée, mais ne sont pas liées ni reliables à des personnes identifiables.

Nous utilisons également Google Analytics pour une analyse globale du trafic sur nos sites, sans non plus utiliser de fonction qui relie ces données à des personnes identifiables.

Données des sites et visiteurs/clients des membres PhotoDeck

Un membre PhotoDeck est responsable du traitement des données de son propre site créé sur la plateforme PhotoDeck et des visiteurs/clients de ce site.

PhotoDeck est sous-traitant au sens du RGPD: nous traitons ces données pour le compte et sous instruction exclusifs de ce membre, et ne faisons aucun usage de ces données en dehors du cadre du service contracté et géré par le membre.

En d'autres termes, les données du site de chaque membre et celles de ses clients appartiennent exlusivement à ce membre, qui les contrôle pleinement.

Ces données regroupent, outre les images/clips vidéos importés et les paramètres de personnalisation et configuration du site du membre, toute autre donnée à caractère personnel stockée via les outils mis à disposition par PhotoDeck : par exemple, les identifiants de connexion des éventuels clients du site, les données relatives à leur paniers, sélections (visionneuses), commandes, commentaires laissés, adresse IP, adresse physique, etc...

Ces données sont essentiellement stockées sur des serveurs localisés dans des datacenters de OVH, en France. Les fichiers importés par nos membres, ainsi que les parties de code statique des sites, sont stockées sur le Cloud Amazon. Les données sont en partie consultables par le ou les contractants que nous utilisons pour founir un support technique à nos membres.

Ces données ne sont transmises à des tiers, autres que les sous-traitants contractés par PhotoDeck selon les exigences du RGPD, que sur instruction du membre (par ex transfert des données d'une commande à un labo photo).

Ces données sont automatiquement supprimées des bases de données opérationnelles à l'issue de la période de grâce (max 2 mois) suivant le dernier abonnement (fin du contrat). Les images, vidéos et documents importés peuvent être conservés 2 mois supplémentaires.

Sauvegarde générale

Une sauvegarde générale de la base de données du service (excluant les fichiers importés par nos membres) est maintenue à tout moment. Cette sauvegarde générale est destinée à palier à une éventuelle panne catastrophique touchant l'ensemble de la base de données, ou à analyser et réparer un problème apparaissant progressivement dans la base de données. S'agissant d'une sauvegarde générale "bas niveau", les données dans ce fichier de sauvegarde ne sont pas directement accessibles ou exploitables.

Chaque fichier de sauvegarde est chiffré avant d'être stocké sur le Cloud Amazon S3 (Irlande), et est conservé pour une durée de deux ans.

Sous-traitants et localisation des données

Les données principales sont stockées chez OVH (France).

Les fichiers statiques (fichiers importés par nos membres, sauvegardes générales, fichiers de livraisons de commandes...) sont conservés sur le Cloud Amazon, en Irlande ou aux Etats-Unis (selon les exigences du RGPD) et/ou chez OVH.

Le support technique des membres peut être assuré par un contractant, localisé en Europe ou aux Etats-Unis.

Mesures de sécurité

La sécurité de l'accès physique aux données, aux serveurs et aux datacenters dans lesquels elles sont localisés est garantie par OVH et Amazon, respectivement.

PhotoDeck gère la sécurité de l'accès informatique distant en limitant l'accès à plusieurs couches logicielles, sur une base "interdit si non requis et autorisé". L'accès administratif aux serveurs et à l'ensemble les données est réduit à l'extrême.

Les connexions des membres et administrateurs à l'interface web du service, depuis l'extérieur des datacenters, sont sécurisées (chiffrement SSL). Les connexions aux sites des membres sont également sécurisées en SSL lorsque des données personnelles sont transmises (e.g. pages de commande, connexion, ...).

Les sauvegardes globales sont chiffrées avant d'être stockées chez le fournisseur Cloud qui garanti la sécurité physique des fichiers chiffrés. La clé de déchiffrage est stockée séparemment, hors-ligne.

Le(s) sous-traitant(s) offrant un support technique aux Abonnés ont un accès au service limité, via une interface web sécurisée par des identifiants individuels.

Les mises à jour de sécurité des systèmes informatiques sont effectuées dès que possible suivant leurs publications, grâce au suivi des canaux de communication spécialisés.

Envie d'en savoir plus ? Contactez-nous !

Jusqu'à maintenant, la page d'accueil d'un site PhotoDeck sur mobile ne pouvait être que l'index d'une galerie. La raison principale était que très souvent, nos membres ne prennent pas en compte les mobiles lorsqu'ils créent une page personnalisée, qui alors ne s'affiche pas bien sur petits écrans. Les images sont automatiquement redimensionnées sur mobiles, mais le plus gros problème est l'utilisation de tableaux : il n'y a pas de "formule magique" permettant de rendre un grand tableau compatible avec les mobiles.

Mais les choses évoluent, avec le temps de plus en plus de membres reconnaissent l'importance de la version mobile de leur site, et pensent à vérifier qu'il est aussi impeccable que la version standard. De plus, notre récente introduction de pages avec diaporamas de fond en pleine écran, généralement avec peu de texte, est 100% compatible avec les mobiles -- et de telles pages sont de plus en plus courantes sur mobiles également.

Nous sommes donc ravis d'annoncer aujourd'hui que nos membres peuvent maintenant afficher une page personnalisée en accueil également sur mobiles (la nouvelle option se trouve sous Mon Site / Page d'accueil).

Pour une flexibilité maximum, surtout pour ceux qui utilisent un grand tableau sur leur page d'accueil, une page personnalisée différente peut être crée pour mobiles.

Le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) entre en vigueur le 25 mai. Cette nouvelle loi concerne toutes les entreprises qui traitent les données personnelles de résidents de l'espace économique européen, donc naturellement PhotoDeck, ainsi que nos membres professionnels.

C'est une bonne nouvelle. En tant que citoyens, nous accordons une importance particulièrement importante au respect de nos données personnelles et nous nous réjouissons donc des protections apportées. En tant qu'entreprise, PhotoDeck se base sur des valeurs éthiques fortes, et l'impact de cette nouvelle réglementation sur notre modèle commercial est donc nul (hors de question par exemple de partager des données avec des tiers en dehors du cadre du service) -- mais requiert cependant du travail pour garantir notre conformité, et aider nos membres à assurer la-leur.

Ce premier billet est une introduction au sujet et aux actions que nous avons entreprises. Nous publierons prochainement un second article décrivant plus en détail et en toute transparence les traitements de données que nous opérons.

Que faisons-nous ?

La première étape de la mise en conformité a consisté à lister et analyser les données que nous stockons, leur rôle, leur durée de stockage, les sous-traitants qui ont éventuellement accès à ces données, et les mesures de sécurité associées. Au cours de ce travail, nous avons notamment pu confirmer que nous ne stockons que le minimum de données requis pour le bon fonctionnement du service PhotoDeck et de l'entreprise, et que chaque traitement est justifié.

PhotoDeck est responsable du traitement des données relatives à nos membres (par ex les identifiants des comptes d'abonnés, e-mail, adresses, données de sécurité de connexion, ...) Nous avons procédé à quelques petits ajustements, par exemple concernant la suppression de données d'anciens membres.

De même, nous demandons à tous nos membres qui souhaitent continuer à recevoir notre newsletter d'information, de se ré-abonner afin que nous puissions enregistrer leur consentement comme requis par la nouvelle règlementation.

D'ici le 25 mai, les termes et conditions du service PhotoDeck seront également mis à jour pour inclure les clauses requises par le RGPD.

Le RGPD du point de vue des membres PhotoDeck

Le service que nous offrons permet à nos membres de traiter les données de leurs propres clients.

Au sens du RGPD, PhotoDeck est un sous-traitant du membre concernant les donnés personnelles de ses visiteurs/clients, et ne traite ces données que sur l'initiative et sur instruction du membre. En d'autres termes, les données du site de chaque membre et celles de ses clients "appartiennent" exclusivement à ce membre, qui les contrôle pleinement -- et qui en est donc responsable.

Le RGPD place des obligations aussi bien sur le sous-traitant que sur le responsable du traitement. PhotoDeck s'engage à respecter ses obligations de sous-traitant, et nous mettons également en place des mesures pour aider nos membres à se conformer au RGPD, notamment :

1. une assurance, dans nos termes et conditions (mise à jour à venir), sur nos responsabilités de sous-traitant, et donc de ne pas remettre en cause la conformité de nos membres

2. de nouvelles options d'abonnement aux newsletters de nos membres leur permettant d'enregistrer le consentement à l'envoi requis par le RGPD (fait)

3. un accès complet aux données de leur clients leur permettant plus facilement de les éditer et les supprimer, par ex sur demande de la personne concernée (fait, transition en cours pour les anciens clients)

4. une fonction d'export des données personnelles d'un client depuis son compte sur un site membre (fait, nouvelle option sous "Mon profil")

PhotoDeck a toujours été très respectueux des données personnelles. Adhérer à un principe général ne signifie cependant pas être automatiquement en conformité avec un texte de loi : cela vaut pour PhotoDeck comme pour nos membres professionnels, que nous invitons donc à se familiariser avec le RGPD au besoin !

Les diaporamas personnalisés peuvent maintenant intégrer des vidéos

Nous avons étendu la fonction de diaporamas personnalisés pour permette d'y inclure des vidéos, en remplacement ou en complément d'images !

Cela permet -- par exemple -- de créer des pages d'accueil avec fond vidéo plein écran, comme sur le site de Nichole :

Pour profiter de cette nouveauté, assurez-vous que le moteur de votre thème soit à jour, et ajoutez simplement une vidéo à un diaporama de la même manière qu'une image !

La fonction de mailings dans PhotoDeck peut être utilisée pour des newsletters ou autres campagnes de promotion e-mail, c'est l'objet de cet article.

Newsletters: étiquette et loi

Quand on envoie des newsletters, qui par nature ne sont pas liées à un projet ou un contrat en cours, il est de nos jours considéré comme bonne pratique de s'assurer que chaque destinataire a bien choisi de recevoir ces messages. C'est aussi un moyen de gérer sa réputation en tant qu'envoyeur car il faut à tout prix éviter que les messages ne soient marqués comme étant du SPAM.

En France et dans les autres pays de l'Union Européenne, la loi va bien plus loin que la simple civilité, surtout avec l'avènement prochain du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Elle requiert que le consentement explicite de chaque individu soit enregistré, "explicite" signifiant que la personne doive réaliser une action pour indiquer son consentement (e.g. les cases pré-cochées sont proscrites).

Inscription à la création de compte ou d'une commande

Lorsqu'un client crée un compte sur votre site ou passe une commande, il peut être abonnés à vos mailings :

Les nouveaux paramètres sous Ma Boutique / Installation / Consentement mailings vous permettent de contrôler si une case d'abonnement doit être présentée ou non, et si les personnes sont inscrites par défaut. Le texte peut également être personnalisé (et nous vous encourageons à l'adapter à votre utilisation !)

Page d'inscription à votre Newsletter

Saviez-vous que vous pouvez ajouter une page sur votre site afin que les visiteurs puissent s'inscrire à votre newsletter ? Pour ce faire, créez simplement une nouvelle page personnalisée, et sous l'onglet de ses paramètres, choisissez le type "Page d'abonnement aux mailings".

Sur cette page, le même texte que pour les cases à cocher est affiché.

Note aux membres en France / U.E.

Si vous utilisez la fonction de mailings pour des newsletters, assurez-vous d'utiliser le niveau de consentement "Opt-In".

Sous le prochain GDPR, vous devrez être capable de prouver que vous avez reçu le consentement de chaque personne. Par conséquent, traitez le texte d'inscription comme un contrat miniature. Il doit être spécifique et devrait également indiquer comment une personne peut se désabonner.

Vous trouverez dans votre espace d'administration la date et l'heure du consentement pour chaque personne (si vous modifiez le texte d'inscription, gardez un historique afin de savoir quel texte a été accepté par une personne donnée).

Nous parlerons davantage du RGPD dans un article futur -- stay tuned !