Kostengünstige Bildverwaltung für gemeinnützige Organisationen
Unorganisierte Bilder und Videos lassen sich nicht finden, wenn ein Spender nach einem Foto zur Veranschaulichung der Wirkung fragt oder ein Journalist schnell Bildmaterial benötigt.
PhotoDeck ist eine benutzerfreundliche, cloudbasierte Medienverwaltung und ein Bilddatenbank-System für gemeinnützige Organisationen, die visuelle Inhalte verwalten und mit Teams, Partnern und Medien teilen müssen.
Auf einen Blick
- Unbegrenzte Anzahl an Benutzern im Frontend-Portal.
- DSGVO-konformes Hosting in EU-Rechenzentren.
- Bilder, Videos, Dokumente und Designdateien in einer Medienbibliothek.
- Mehrsprachige Benutzeroberfläche und Unterstützung von Metadaten.
- Feste und transparente Preisgestaltung, die für gemeinnützige Organisationen geeignet ist.
- Verfügbarkeit von über 99,99 %, sicher und bewährt seit 2010.
- Individualisierte Domains inklusive SSL-Zertifikaten.
Wenn Ressourcen in gemeinsamen Laufwerken, auf WhatsApp und Google Drive gespeichert sind, bedeutet das Suchen des richtigen Fotos oft, sich umzuhören – oder aufzugeben und ein neues Fotoshooting zu planen. PhotoDeck unterstützt die Verwaltung der Ressourcen Ihrer gemeinnützigen Organisation mit einer einzigen, durchsuchbaren Medienbibliothek, in der jede Ressource mit Tags versehen, strukturiert und auffindbar ist.
- Mit benutzerdefinierten Metadatenfeldern können Sie Ressourcen nach Projekt, Region, Kampagne, Status der Einwilligung oder jeder anderen strukturierten Taxonomie kennzeichnen, die Ihre Organisation benötigt. Steuern Sie die Terminologie teamweit, um eine einheitliche Kennzeichnung zu gewährleisten.
- Individualisierte Suchfilter verwandeln Ihre Metadatenkategorien in intuitive Dropdown-Menüs. Journalisten können nach Kampagnen, Spender nach Regionen und Mitarbeiter nach Projekten suchen, ohne Ihre interne Struktur kennen zu müssen.
- Die Ähnlichkeitssuche zeigt verwandte Bilder basierend auf visuellem und semantischem Bildmaterial an und hilft Ihnen so, Inhalte zu entdecken, von denen Sie gar nicht wussten, dass Sie sie haben.
- Die KI-gestützte Metadatengenerierung fügt Bildern automatisch relevante Keywords und Titel hinzu – mit anpassbaren Anweisungen –, wodurch Sie sich stundenlange manuelle Kennzeichnung ersparen.
- Dank Gesichtserkennung und Selfie-Suche kann jeder alle Bilder einer bestimmten Person finden, indem er auf ein Gesicht klickt oder ein Foto hochlädt. Nützlich zum Auffinden von Mitarbeiterfotos oder Veranstaltungsteilnehmern. Diese Funktion ist selbstverständlich optional.
Die Fotos und Videos Ihrer gemeinnützigen Organisation – endlich übersichtlich organisiert und leicht zu finden
Ermöglichen Sie Journalisten, Spendern, Partnerorganisationen und Freiwilligen, Ressourcen selbstständig und schnell zu finden und herunterzuladen. Mit PhotoDeck können Sie ein markenspezifisches Self-Service-Portal erstellen.
- Mit den Zugangsrechten für Galerien können Sie verschiedenen Zielgruppen spezifische Zugangsrechte gewähren. Jede Gruppe sieht nur das, was sie benötigt – mit Berechtigungen, die Sie selbst festlegen.
- Dank kostenloser Downloads können Partner und Medienteams genehmigte Ressourcen sofort abrufen, ohne darauf warten zu müssen, dass jemand die Dateien manuell versendet.
- Mit der individuellen Galerie-Darstellung können Sie das Erscheinungsbild und die Funktionsweise Ihres Portals sowie jeder einzelnen Galerie individualisieren. Bieten Sie unterschiedlichen Zielgruppen unterschiedliche Erlebnisse und gewährleisten Sie gleichzeitig die Markenkonsistenz.
- Mit individualisierten Domains mit SSL können Sie Ihr Portal unter Ihrer eigenen URL hosten, z. B. media.yourorganization.org, und so ein professionelles und vertrauenswürdiges Verfahren schaffen.
- Effektive Wasserzeichen für Bilder schützen Vorschaubilder und machen gleichzeitig deutlich, woher die Inhalte stammen. Partner können frei stöbern; nur genehmigte Benutzer können Dateien ohne Wasserzeichen herunterladen.
- Die Download-Nachverfolgung über das Aktivitätsprotokoll zeigt Ihnen, wer wann auf welche Inhalte zugegriffen hat. Dies ist nützlich, um der Unternehmensleitung und Spendern die Reichweite der Medien nachzuweisen.
- Verwaltung mehrerer Standorte. Regionale Büros und Niederlassungen können über eigene Galerien verfügen und haben dennoch Zugriff auf die zentrale Medienbibliothek, wobei die Berechtigungen an den jeweiligen lokalen Kontext angepasst sind.
Journalisten, Spender und Partner sollten Sie nicht per Email um Fotos bitten müssen
Ihre Spendengelder sollten Programme finanzieren, nicht Software
Enterprise-DAMs erheben Gebühren pro Arbeitsplatz, was Organisationen mit vielen Beteiligten benachteiligt. Sie bündeln Funktionen, die gemeinnützige Organisationen nicht benötigen, und binden Sie an Verträge, die einen Wechsel teuer machen. PhotoDeck hat ein anderes Design: erschwinglich, transparent und für Organisationen konzipiert, die mit weniger mehr erreichen müssen.
- Unbegrenzte Anzahl von Frontend-Benutzern. Ihre gesamte Organisation, jeder Freiwillige, jeder Partner und jeder Medienkontakt kann ohne Gebühren pro Benutzer auf das Portal zugreifen. Nur die Benutzerkonten der Teammitglieder im Verwaltungsbereich (die Dateien hochladen und/oder verwalten können) sind begrenzt.
- Transparente Preisgestaltung ohne versteckte Gebühren, ohne Kosten für Einstellungen und ohne erpresserische Migrationsgebühren. Sie können jederzeit ohne Kündigungsgebühren kündigen.
- Skalierbarer Speicher, der mit Ihrer Organisation mitwächst.
- Keine Provisionen. PhotoDeck bietet optionale Verkaufsfunktionen wie den Verkauf von Abzügen oder die Lizenzierung von Downloads, sodass Ihre Organisation direkt Spenden einwerben kann. Was Sie verdienen, bleibt bei Ihnen.
Keine technischen Vorkenntnisse erforderlich. In wenigen Stunden sind Sie startklar – kein eigener DAM-Administrator nötig, einfache Migration.
Das sagen andere
Zuverlässig seit 2010
Das ausgewogene Verhältnis zwischen Kosten und Funktionalität hat uns zu PhotoDeck geführt … Damit können wir ausgewählten Benutzern Zugriff auf bestimmte Ordner gewähren, während andere Sammlungen privat bleiben. Unser Team kann Bilder schnell aus einer einzigen, zentralen Quelle suchen, herunterladen und nutzen.
Wir nutzen PhotoDeck als unsere Mediendatenbank, um Bildmaterial mit unseren Mitarbeitern, Partnern, der Presse und den Medien zu teilen… Das spart uns viel Zeit und hilft uns, die Qualitätskontrolle für unser Bildmaterial sicherzustellen.
Wir nutzen es als Mediendatenbank; seine Kernfunktion ist ein Digital Asset Management-Tool für Pressevertreter. Wir vergeben an Journalisten eigene Zugangsdaten… Die Plattform ist absolut zuverlässig, der Kundenservice hervorragend.
FAQ
Was unterscheidet diese Lösung von Google Drive oder Dropbox?
Google Drive und Dropbox sind Tools zur Dateispeicherung. Sie speichern Ihre Dateien in Ordnern, bieten jedoch keine strukturierten Metadaten, visuelle Suche, Einwilligungsnachverfolgung oder markenspezifische Portale für das Teilen externer Dateien. PhotoDeck ist eine Plattform für das Digital Asset Management, die Ihre Inhalte mit Tags, Filtern und Berechtigungen organisiert und so eine durchgängige Suche und Freigabe in großem Maßstab ermöglicht. Für Unternehmen, die teamübergreifend Tausende von Bilddateien verwalten, ist der Unterschied erheblich.
Unser Team ist nicht technisch versiert. Wird das Ganze dann einfach ungenutzt herumliegen?
Für die Nutzung von PhotoDeck sind keine technischen Kenntnisse erforderlich. Das Frontend-Portal funktioniert wie eine professionelle Website: suchen, durchsuchen, herunterladen. Der Verwaltungsbereich erfordert eine kurze Einarbeitungszeit, aber die meisten Administratoren sind bereits nach wenigen Stunden produktiv. PhotoDeck wird regelmäßig ohne Betriebsunterbrechung aktualisiert, sodass Ihr Team nie Patches oder Updates verwalten muss.
Wir sind eine kleine gemeinnützige Organisation. Brauchen wir all diese Enterprise-Funktionen?
PhotoDeck ist nicht nur für Großunternehmen, sondern auch für kleine und mittelgroße Teams konzipiert. Sie nutzen die Funktionen, die für Ihre Organisation wichtig sind, und lassen den Rest außer Acht. Der „Brand“-Plan bietet Ihnen 5 Admin-Benutzerkonten und eine unbegrenzte Anzahl von Frontend-Benutzern, ohne dass Sie alle Funktionen nutzen müssen. Viele Organisationen beginnen mit einfachen Galerien und erweitern diese, wenn ihre Anforderungen wachsen.
Wie migrieren wir unsere vorhandenen Fotos und Videos?
Sie können ganze Ordnerstrukturen direkt in PhotoDeck hochladen und dabei Ihre bestehende Struktur beibehalten. PhotoDeck lässt sich außerdem in Adobe Lightroom integrieren. Wenn Ihr Team also Lightroom-Kataloge verwendet, können Sie direkt von dort aus veröffentlichen. Bei umfangreichen Migrationen hilft Ihnen unser Support-Team gerne beim Planen des Prozesses. Es fallen keine Migrationsgebühren an.
Wie funktioniert die Nachverfolgung von Einwilligungen?
Sie erstellen individuelle Metadatenfelder für den Status der Einwilligung, das Einwilligungsdatum und den Einwilligungsumfang. Jedem Bild können Einwilligungsinformationen direkt zugeordnet werden. Sie können nach Status der Einwilligung suchen, um alle für eine bestimmte Nutzung freigegebenen Ressourcen zu finden, automatische Ablaufdaten festlegen und sensible Inhalte ausschließlich auf autorisierte Mitarbeiter beschränken.
Ist dies DSGVO-konform?
PhotoDeck ist ein europäisches Unternehmen mit Hosting in EU-Rechenzentren. Die Plattform verfügt über integrierte Tools für den Datenschutz und die Verwaltung von Einwilligungen. Sie legen fest, wer auf welche Inhalte zugreifen darf, und alle Daten verbleiben innerhalb der EU-Gerichtsbarkeit. Für Organisationen, die der DSGVO oder ähnlichen Vorschriften unterliegen, bietet dies eine Grundlage, die die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet.
Wie sieht es mit den Gesetzen zur Datenlokalisierung in den Ländern aus, in denen wir tätig sind?
PhotoDeck hostet alle Daten in EU-Rechenzentren, was die Anforderungen an die Datenlokalisierung für die meisten europäischen Organisationen erfüllt. Sollte Ihre Organisation spezifische Anforderungen an den Datenaufbewahrungsort haben, kontaktieren Sie uns bitte, um Ihre Situation zu besprechen.
Wie viel kostet das für eine gemeinnützige Organisation?
PhotoDeck bietet feste, transparente Preise, die nicht von der Anzahl der Benutzer abhängen, die auf Ihr Portal zugreifen. Der „Brand“-Plan umfasst 5 Benutzerkonten im Verwaltungsbereich und eine unbegrenzte Anzahl von Frontend-Benutzern. Es fallen keine Provisionen für Downloads oder Verkäufe an, und es gibt keine versteckten Kosten. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Preisseite.
Kann das System Videodateien verarbeiten?
PhotoDeck unterstützt alle gängigen Videoformate nativ. Sie können Videos zusammen mit Ihrer Medienbibliothek speichern, organisieren, durchsuchen und teilen. Für Videos gelten dieselben Zugriffsrechte, Metadaten-Funktionen und Download-Optionen wie für Bilder.
Funktioniert das auch für unsere Außenstellen mit schlechter Internetverbindung?
PhotoDeck ist eine cloudbasierte Plattform und benötigt daher eine Internetverbindung. Die Plattform ist jedoch auf Geschwindigkeit optimiert: Die Server-Reaktionszeit beträgt 5 ms, Galerien werden schnell geladen und das mobile Backend unterstützt das Hochladen und Herunterladen von Smartphones. Für Außendienstmitarbeiter mit sehr langsamen Verbindungen können Inhalte offline gesammelt und hochgeladen werden, sobald eine Verbindung verfügbar ist. PhotoDeck verfügt weltweit über 40 Upload-Punkte, um schnelle Übertragungen unabhängig vom Standort zu gewährleisten.
Lässt sich die Plattform in unsere bestehenden Tools integrieren?
PhotoDeck lässt sich zur direkten Veröffentlichung in Adobe Lightroom integrieren, unterstützt FTP für Massen-Hochladungen und bietet API-Zugriff für individualisierte Integrationen mit Ihrem CMS, Ihren Projektmanagement-Tools oder internen Systemen. Mit benutzerdefinierten Domains und SSL-Zertifikaten können Sie Ihr Portal unter Ihrer eigenen URL hosten.
Was passiert, wenn PhotoDeck den Betrieb einstellt oder die Preise deutlich erhöht?
PhotoDeck ist seit 2010 in Betrieb und weist eine Verfügbarkeit von über 99,99 % auf. Es gibt keine Bindungsverträge: Sie können jederzeit kündigen und alle Ihre Daten und Ressourcen exportieren. PhotoDeck erhebt keine Kündigungsgebühren und hält Ihre Inhalte nicht als Geiseln. Ihre Dateien bleiben Ihr Eigentum.
Wer verwaltet das? Wir haben keinen dedizierten DAM-Administrator.
PhotoDeck erfordert keinen dedizierten Administrator. Die meisten Organisationen übertragen die DAM-Aufgaben einer Person aus dem Kommunikations- oder Marketingteam, die neben ihren sonstigen Aufgaben auch Galerien, Berechtigungen und Metadaten verwaltet. Der Verwaltungsbereich ist für Allrounder konzipiert, nicht für IT-Spezialisten. PhotoDeck bietet zudem eine Dokumentation und reaktionsschnellen Support, um bei den Einstellungen und bei laufenden Fragen zu helfen.
Was ist Digital Asset Management für gemeinnützige Organisationen?
Digital Asset Management (DAM) ist ein System zum Verwalten, Speichern und Teilen des Bildmaterials Ihrer Organisation – darunter Fotos, Videos und Designdateien – in einer einzigen durchsuchbaren Medienbibliothek. Für gemeinnützige Organisationen und NGOs ersetzt ein DAM verstreute Dateien auf privaten Festplatten, in freigegebenen Ordnern und in Chat-Verläufen durch eine strukturierte Plattform, auf der jede Ressource mit Tags versehen, durchsuchbar und für autorisierte Benutzer zugänglich ist. So lässt sich das passende Bild für eine Kampagne, einen Spenderbericht oder eine Medienanfrage schneller finden.
Bieten DAM-Plattformen Rabatte für gemeinnützige Organisationen an?
Einige DAM-Anbieter bieten Rabatte für gemeinnützige Organisationen an, doch die Höhe der Ersparnisse variiert stark. Viele Unternehmensplattformen kosten selbst mit Rabatt immer noch 10.000–50.000 US-Dollar pro Jahr, und manche erheben Gebühren pro Benutzerplatz, was Organisationen mit vielen Freiwilligen oder Partnern benachteiligt. PhotoDeck verwendet einen niedrigen festen monatlichen Preis, der nicht mit der Anzahl der Benutzer skaliert, die auf Ihr Portal zugreifen.
Ist ein Open-Source-DAM für gemeinnützige Organisationen besser geeignet?
Open-Source-DAM-Plattformen wie ResourceSpace können kostenlos heruntergeladen werden, erfordern jedoch Kenntnisse von Entwicklern für die Einrichtung, das Hosting und die Wartung. Den meisten gemeinnützigen Organisationen fehlt die interne technische Kapazität, um ein Open-Source-System zu verwalten, und die laufenden Entwicklungs- und Hosting-Kosten können 1.000–5.000 € pro Jahr erreichen. PhotoDeck ist eine gehostete, gewartete Plattform, die keinen Einsatz von Entwicklern erfordert, Support beinhaltet und bei der regelmäßige Updates (einschließlich Sicherheitsupdates) automatisch installiert werden.
Was ist die beste Bildverwaltung für kleine gemeinnützige Organisationen?
Die beste Bildverwaltung für eine kleine gemeinnützige Organisation ist die, die Ihr Team auch tatsächlich nutzt: Es sollte einfach zu handhaben, erschwinglich und ohne einen dedizierten Administrator auskommen. PhotoDeck wurde für kleine und mittelgroße Organisationen entwickelt und verfügt über ein intuitives Frontend-Portal, das Journalisten, Partner und Außendienstmitarbeiter ohne Schulung nutzen können. Der „Brand“-Plan umfasst 5 Administratorkonten und eine unbegrenzte Anzahl von Frontend-Benutzern.